Les règles relatives aux indemnités forfaitaires de frais ont été récemment modifiées, tant pour les déplacements en Belgique que pour les voyages d’affaires à l’étranger.
Quelles sont les règles applicables si un de vos travailleurs ou vous-même effectuez un déplacement professionnel en Belgique ? À quelles conditions une indemnité de frais est-elle alors déductible pour votre entreprise et exonérée d’impôt pour votre travailleur ou vous ?
Les règles relatives au montant de cette indemnité ont été unifiées et assouplies. Quelles sont-elles, concrètement ? De quelles limites devez-vous encore tenir compte, malgré tout ?
Et quelles sont les règles pour les indemnités forfaitaires de frais versées à l’occasion d’un voyage d’affaires à l’étranger ? Chacun peut-il en percevoir ? Quelles sont les nouvelles règles pour les voyages de plus de 30 jours ?
EN BELGIQUE
Les règles applicables
Votre société peut vous verser, à ses travailleurs et à vous, une indemnité forfaitaire pour couvrir les frais exposés durant un déplacement de service en Belgique. Elle constitue un remboursement (exonéré d’impôt) de frais propres à l’employeur. Pour verser cette indemnité, votre société doit démontrer que son travailleur (ou vous) avez travaillé en dehors de l’entreprise et avez dû prendre un repas.
L’indemnité couvre les frais de séjour : frais de repas, de boissons et menus frais (parking p.ex.). Elle ne peut faire double emploi avec un remboursement de frais réels encourus en cours de déplacement.
Plus souple pour le montant
Une telle indemnité doit se cantonner aux montants que l’État octroie aussi à ses fonctionnaires . Les montants varient selon le niveau de fonction . Par le passé, cela donnait lieu à des discussions. Le ministre des Finances permet à présent de se servir toujours des montants les plus élevés , pour les dirigeants comme pour les salariés, quelle que soit la catégorie de personnel (quest. parl. n° 387, 29.04.2013, Wouters) . Une nouvelle position applicable aux indemnités versées depuis le 1er janvier 2014 .
L’indemnité s’élève actuellement à 9,22 € par jour pour les déplacements de service de plus de 8 h. Vous pouvez prendre le même montant pour les déplacements de plus de 5 h, mais moins de 8 h, à la condition que le temps de midi (13ème et 14ème heures de la journée) soit inclus dans le déplacement. Le forfait est de 3,82 € pour les déplacements plus courts. S’il y a aussi un hébergement , vous avez un forfait supplémentaire de 40,70 €, sauf si le travailleur ou vous avez bénéficié d’un logement gratuit (chez de la famille ou des amis), auquel cas l’indemnité est de 23,04 €. Si votre entreprise accorde aussi des chèques-repas , la contribution patronale dans leur coût doit être déduite de ces forfaits.
Une limite : la règle des 40 jours
Dans une circulaire (n° CI. RH 241/573.243 du 06.12.2007) , le fisc a instauré une règle particulière au niveau du calcul de l’avantage imposable résultant de l’usage privé d’une voiture de société. Si quelqu’un se déplace de son domicile à un lieu de travail qui n’est pas le principal lieu de son activité professionnelle, mais où il est présent 40 jours ou davantage, il faut considérer cet endroit comme un lieu de travail fixe . Ces 40 jours ne doivent pas être consécutifs. Répondant à une question parlementaire (Bull. Q. & R., Chambre, 2008-2009, n° 52-62, p. 136) , le ministre des Finances a étendu cette règle aux indemnités forfaitaires de frais. Celui qui exécute une mission chez un client fixe (un consultant p.ex.) ne peut bénéficier des indemnités de frais précitées que s’il travaille moins de 40 jours chez ce client.
À L’ÉTRANGER
Les règles applicables
Les indemnités forfaitaires de frais liées à des voyages d’affaires à l’étranger ont toujours été considérées comme des frais propres à l’employeur et ne sont dès lors pas imposables si elles ne dépassent pas 37,18 € par jour . Sinon, le fisc admet qu’elles sont encore établies suivant des normes sérieuses (et donc exonérées d’impôt) si elles ne dépassent pas les montants que perçoivent les fonctionnaires du SPF Affaires étrangères en mission à l’étranger. Le forfait est p.ex. de 93 € par jour pour une mission aux Pays-Bas.
Ces indemnités journalières couvrent les frais de repas et les menues dépenses (métro, taxi, boissons, pourboires, etc.). Pas les frais de voyage et d’ hébergement , qui peuvent être remboursés à part. Vous devez diminuer le forfait de 15 % (petit déjeuner), 35 % (lunch) et 45 % (repas du soir) si ces repas figurent déjà dans la note d’hôtel. Pas pour le jour du départ et celui-ci d’arrivée, précise la circulaire. Si vous octroyez par ailleurs des chèques-repas , vous devez aussi déduire du forfait de frais l’intervention de l’employeur dans leur montant.
Le montant du forfait ne peut concerner que chaque jour complet d’absence. Pour les jours de départ et d’arrivée , vous ne pouvez verser que la moitié de ce montant. Les voyages avec départ et retour le même jour doivent avoir une durée minimum de 10 h .
Bien sûr, vous devez prouver que le travailleur ou vous étiez à l’étranger durant la période concernée. Et rendre aussi plausible le caractère professionnel du déplacement : pour cela, les agendas de rendez-vous, confirmations par courriel, PV de réunions, etc. auront toute leur utilité.
Pas pour tout le monde ?
Les forfaits ne peuvent concerner les travailleurs et dirigeants pour lesquels des déplacements à l’étranger font partie de l’activité professionnelle quotidienne normale. Bien, par contre, ceux qui exercent principalement une activité sédentaire et se rendent à l’étranger une unique fois, occasionnellement ou même régulièrement. Enfin, ces forfaits ne s’appliquent pas non plus aux voyages d’affaires de plus de 30 jours calendrier .
Un maximum de 30 jours ?
Dans une récente circulaire (n° Ci. RH 241/609.972 du 10.10.2013) , le fisc a confirmé que des indemnités forfaitaires versées à l’occasion d’un séjour professionnel à l’étranger de plus de 30 jours peuvent aussi constituer, à certaines conditions, un remboursement non imposable de frais propres à l’employeur. Cette nouvelle position est d’application immédiate . Vous pouvez aussi vous baser sur elle dans le cadre de litiges pendants.
Le maximum ne peut pas dépasser les «indemnités de séjour journalières», forfaitaires, fixées pays par pays pour les fonctionnaires «en poste» . Vous pouvez toujours appliquer le minimum de 37,18 € . Le forfait applicable pour un séjour (de plus de 30 jours) en France est p.ex. de 57 €.
Pour une même mission, le versement de l’indemnité doit rester limité à une durée maximum de 24 mois . Il doit s’interrompre dès qu’il y a établissement définitif à l’étranger. Un dépassement de la «règle des 40 jours» (cf. ci-dessus) n’intervient aucunement pour les voyages à l’étranger.
P. Caecebeke
Conseiller en droit social
Conseils
- Vos travailleurs et vous pouvez percevoir une indemnité de frais forfaitaire non imposable de 19,22 € pour des déplacements en Belgique de plus de 8 h (ou de plus de 5 h, temps de midi inclus).
- Celui qui travaille plus de 40 jours au même endroit, doit prouver ses frais réels.
- Pour les voyages à l’étranger, les forfaits varient selon le pays. Ils ne couvrent pas les frais de voyage et d’hébergement. Si les repas sont payés à part, il faut réduire le forfait d’un pourcentage fixe. Le forfait ne s’applique pas à ceux pour lesquels les voyages à l’étranger font partie de l’activité quotidienne normale.
- Des forfaits (moindres) existent à présent aussi pour des séjours de plus de 30 jours à l’étranger.
- Sachez prouver la réalité du voyage et son caractère professionnel (agenda, courriels, PV, etc.).
- Si vous accordez aussi des chèques-repas, votre contribution patronale est à déduire du forfait de frais.